Audit-it.ru
Передача дел при смене бухгалтера
Вы решили сменить место работы и стать главным бухгалтером в другой
организации. Успешно выдержав отбор кандидатов на эту должность,
Вы оформляете трудовые отношения с работодателем. Какие особенности
оформления трудовых отношений у главного бухгалтера?
Оформление трудовых отношений
Прием на работу оформляется подписанием трудового договора. С
главным бухгалтером все организации имеют право заключать срочный
трудовой договор продолжительностью до пяти лет (ст. 59 Трудового
кодекса РФ, далее ТК РФ). Срочный трудовой договор может заключаться
по инициативе работодателя либо работника. На практике встречаются
работодатели, которые хотят принимать на работу главного бухгалтера
всего на год, а после сдачи годового баланса решают, продлять
ли его контракт или нет. Но и главные бухгалтеры сами могут по
какой-то причине желать заключения срочного трудового договора,
например с целью изменить его условия в части заработной платы
при перезаключении.
Работодатель справе установить главному бухгалтеру испытательный
срок для того, чтобы убедиться в его трудовых качествах. Продолжительность
испытательного срока может достигать шести месяцев. Следует помнить,
что периоды болезни или отсутствия на работе по другим причинам
в испытательный срок не включается (ст.70 ТК РФ).
Если работник не выдержит испытания, то его вправе уволить, не
выплачивая выходное пособие, без согласия профсоюза (если он есть
на предприятии). Однако работнику нужно сообщить об этом письменно
не позднее чем за три дня.
Во время испытательного срока работник и сам может уволиться в
любой момент, предупредив об этом администрацию предприятия также
за три дня.
В трудовом договоре главного бухгалтера может быть предусмотрена
материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю
ущерба согласно ст. 243 ТК РФ. Как правило, размер взыскания не
должен превышать среднемесячный заработок.
Главного бухгалтера можно уволить, если из-за его решения был
причинен ущерб имуществу предприятия либо он разгласил коммерческую
тайну. Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую
тайну, утвержден постановлением Правительства РФ от 5 декабря
1991 г. N 35. В соответствии с этим перечнем не является коммерческой
тайной информация, которая содержится в учредительных документах,
документах о платежеспособности предприятия, например в балансе
и отчете о прибылях и убытках, а также в налоговой отчетности.
Главного бухгалтера могут уволить в случае, если изменился собственник
имущества предприятия. Новая администрация может это сделать в
течение трех месяцев со дня передачи предприятия новому собственнику.
При этом новый собственник обязан выплатить главному бухгалтеру
компенсацию в размере не ниже трех средних месячных заработков.
Оформляя контракт, по возможности, поинтересуйтесь причиной, по
которой уходит прежний коллега. Может оказаться, что работодатель
придерживается тактики приема на работу главного бухгалтера с
испытательным сроком в полгода и обещанием перспективы повышения
заработной платы по его завершении. За этот период сдается 2 баланса,
новички прикладывают старания и усилия, разбираясь в специфике
деятельности организации и даже в ошибках предыдущего бухгалтера,
а потом их просто увольняют, экономя на будущей зарплате. Не забудьте,
что по кодексу, работодатель обязан предоставить уведомление об
увольнении в письменной форме, подробно изложив, что именно его
не устроило в кандидате.
Итак, контракт составлен и основные его положения оговорены. Пора
принимать дела.
Отметим, что в законодательстве нигде не закреплен порядок передачи
дел от одного главного бухгалтера другому. Некоторые ведомства
ранее регламентировали этот порядок. Достаточно назвать письмо
Государственного таможенного комитета РФ от 21 февраля 1992 г.
N 11-13/575 «О порядке приема- сдачи дел при смене начальника
или главного бухгалтера-начальника отдела бухгалтерского учета
и контроля таможенного учреждения Российской Федерации», и «Инструкцию
о порядке приема-сдачи дел главными бухгалтерами (старшими бухгалтерами
на правах главных бухгалтеров), централизованных бухгалтерий (бухгалтерий),
учреждений, предприятий и организаций системы Министерства здравоохранения
СССР», утвержденную Минздравом СССР 28 мая 1979 г. N 25-12/38.
Их можно принять для сведения, но опираться на них в нынешней
жизни целиком нельзя.
Приказ о назначении главного бухгалтера
При вступлении в должность важно выяснить: имеется ли лицо, у
которого Вы должны принять дела, и как это лицо настроено передавать
дела новому главному бухгалтеру? Не секрет, что передача дел зависит
от отношений между уходящим бухгалтером и работодателем, а также
от порядочности уходящего. Предшественник может просто хлопнуть
дверью и уйти, ничего не объясняя, или будет на новичке возмещать
свои обиды на прежнее руководство.
Часто дела принимать просто не у кого, потому что бывший главный
бухгалтер уже уволен. В этом случае может оказаться, что дела
переданы руководителю организации или заместителю главного бухгалтера.
Каждый должен решить для себя, следует ли ему проявлять излишнюю
инициативу и подписывать самостоятельно составленный акт сдачи-приемки,
или не стоит. Ведь никакой передачи дел при отсутствии прежнего
работника не происходит.
Если Вам повезло и Ваш предшественник работает, руководитель обязан
издать Приказ (распоряжение) о назначении нового главного бухгалтера
организации. При этом в течение небольшого отрезка времени фактически
работают два главных бухгалтера. Поэтому на практике новичка принимают
на работу в другой должности, а впоследствии назначают главным,
либо наоборот изыскивают возможность оплатить работу прежнему
главному бухгалтеру без потери заработной платы.
В приказе лучше оговорить:
1. фамилию, имя и отчество лица, принимающего обязанности главного
бухгалтера;
2. сведения о характере исполнения обязанности - временный или
постоянный;
3. период, в течение которого организуется прием-передача дел.
Срок для увольнения работника в соответствии с ТК РФ не должен
превышать двух недель. Поэтому в зависимости от даты увольнения
прежнего работника определяется период, в течение которого предстоит
передать дела.
4. персональный состав комиссии по приему-передаче дел (если она
будет организована). К приказу также может прилагаться регламент
(график) работы комиссии.
5. необходимость привлечения третьих лиц (представителей аудиторской
компании, вышестоящей организации и др.).
Привлечение аудиторской организации является оптимальным и безболезненным
вариантом смены главного бухгалтера. Аудиторская фирма представит
отчет о состоянии учета и отчетности в организации, на основе
которого будет составлен приемо-сдаточный акт по передаче дел
бухгалтером.
В приказе оговаривается срок, в который каждый их главных бухгалтеров
будет вести текущие дела и руководить работой бухгалтерии, подписывать
все расчетные документы (накладные, счета, кассовые ордера, чеки,
платежные поручения и другие первичные документы), а также установлен
порядок смены банковских карточек организации.
Смена подписей может, к примеру, произойти после окончания ревизии
кассы или подписания акта приема передачи дел.
Учитывая, что главный бухгалтер как должностное лицо является
членом ряда комиссий (списанию основных средств, товарно-материальных
ценностей и т.д.), нужно не забыть указать изменения в их составе.
За что отвечает главбух
Вновь приходящий главный бухгалтер заинтересован в том, чтобы
строго разграничить ответственность за свои действия и действия
своего предшественника.
Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации,
соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций
несет руководитель организации Он же несет ответственность за
организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского
учета и бухгалтерской отчетности. Это установлено Федеральным
законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете
и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности
в Российской Федерации.
Перечислим основные моменты ответственности главного бухгалтера.
Проанализировав их каждый должен решить для себя: в каком порядке
он будет принимать дела и на что обратит особое внимание.
Ответственность может наступить в рамках трудового законодательства,
о котором мы уже сказали, в рамках Налогового Кодекса, Уголовного
кодекса и Кодекса РФ об административных правонарушениях (КОАП
РФ).
По Уголовному кодексу РФ (ст. 199) наказание грозит бухгалтеру
в случае уклонения от уплаты налогов "путем включения в бухгалтерские
документы заведомо искаженных данных о доходах или расходах либо
иным путем" в крупном размере (сумма свыше 100 000 рублей).
В этом случае главного бухгалтера могут лишить права занимать
подобную должность на срок до пяти лет либо арестовать на срок
от четырех месяцев до шести лет. Наказуемо и причинение ущерба
путем обмана (ст. 165), злоупотребления полномочиями (ст. 201),
халатного отношения (ст. 293) и подделки документов (ст. 327).
Но новому главному бухгалтеру пока это не грозит.
В соответствии с рядом статей КОАП РФ главбуха могут оштрафовать
за многие нарушения, в том числе за:
- нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения
кассовых операций (ст. 15.1) от 40 до 50 минимальных размеров
оплаты труда (МРОТ),
- нарушение сроков подачи заявления о постановке на учет в налоговом
органе или органе государственного внебюджетного фонда от 5 до
10 МРОТ, а ведение деятельности без постановки на учет в этих
органах (ст. 15.3) от 20 до 30 МРОТ,
- нарушение срока представления сведений об открытии и закрытии
счета в банке или иной кредитной организации (ст. 15.4) от 10
до 20 МРОТ,
- нарушение сроков представления налоговой декларации (ст. 15.5)
от 3 до 5 МРОТ,
- нарушение порядка представления статистической информации (ст.
13.19) от 30 до 50 МРОТ,
- непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового
контроля (ст. 15.6) от 3 до 5 МРОТ,
- грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления
бухгалтерской отчетности, под которым понимается искажение сумм
начисленных налогов или любой статьи (строки) формы бухгалтерской
отчетности не менее чем на 10 % (ст. 15.11) от 20 до 30 МРОТ,
- несоблюдение установленного порядка ведения учета, составления
и представления отчетности по валютным операциям, нарушение установленных
сроков хранения учетных и отчетных документов от 50 до 100 МРОТ
(ст. 15.25 КоАП РФ).
Следовательно, при приеме дел особое внимание надо уделить кассовым
и расчетным документам, наличию и срокам сдачи отчетности и сведений
в налоговые и иные органы.
Главный бухгалтер, в частности, несет ответственность в случаях:
- неправильного ведения бухгалтерского учета, следствием чего
явились ошибки в бухгалтерском учете и искажения в бухгалтерской
отчетности;
- принятия к исполнению и оформлению документов по операциям,
которые противоречат действующему законодательству, нарушения
правил и положений, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность;
- несвоевременной и неправильной выверки операций по расчетному
и другим счетам в банках, расчетов с дебиторами и кредиторами;
- нарушения порядка списания с бухгалтерских балансов недостач,
дебиторской и кредиторской задолженностей и других потерь, за
несвоевременное взыскание денежных начетов с виновных лиц;
- составления недостоверной бухгалтерской отчетности, за нарушение
сроков представления квартальных и годовых бухгалтерских отчетов.
В связи с этим наличие документов, их оформление важно проверить
в ходе приема-передачи дел. Кроме того, следует уделить внимание
отражению в учете выявленных недостач, а также выверке взаиморасчетов
с поставщиками и покупателями организации.
Бухгалтерские документы
За какой период следует проверить наличие документов?
Согласно статье 87 НК РФ налоговые инспекции вправе проверить
деятельность налогоплательщика за три календарных года. Если в
течение этого времени организацию уже проверяла налоговая инспекция,
будущему главбуху необходимо изучить акт проверки. В этом случае
бухгалтер может проверять только ту документацию, которая образовалась
в деятельности после акта проверки.
Если проверки не было, то следует помнить, что по закону "О
бухгалтерском учете" первичные учетные документы, регистры
бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться
не менее пяти лет (ст. 17), и поэтому именно за этот период должны
быть в наличии.
На определенную, согласованную с уходящим главным бухгалтером
дату все учетные процессы за истекший период должны быть завершены.
Это означает, что должны быть выполнены все бухгалтерские записи
за истекший период, укомплектованы в дела первичные документы,
служащие основанием для каждой выполненный записи,
сформирован оборотный баланс, формы бухгалтерской и налоговой
отчетности.
К передаче готовятся книги и журналы регистрации: ценных бумаг,
доверенностей, регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных
счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста,
кассовая книга; учета счетов-фактур полученных и выданных, покупок
и продаж, регистрации банковских чековых книжек и др.
Бухгалтерские документы должны быть подшиты в дела согласно номенклатуре
дел, разработанной на предприятии. Номенклатура дел представляет
собой список заголовков (наименований) дел и журналов (книг) регистрации,
заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.
Некоторые бухгалтеры требуют, чтоб все листы были пронумерованы
и описаны. Но согласитесь, в ином учреждении эта процедура может
занять весь срок передачи дел. К тому же, отсутствие документа
не спасает от ответственности в дальнейшем.
Если выяснилось, что некоторые из необходимых журналов (книг)
отсутствуют, об этом делается соответствующая запись в акте приема-передачи,
а журнал (книга) заводится со дня приемки дел.
Проверка состояния бухгалтерского и налогового учета и
отчетности
Проверка всего бухгалтерского и налогового учета за период в 3
года в короткий срок нереальна. Как правило, передача дел производится
на основе последнего представленного бухгалтерией баланса.
На практике операции проверяются выборочно или, к примеру, сплошным
порядком по какому-либо разделу за выбранный срок. Можно выбрать
период наибольшего оборота по счету продолжительностью в месяц,
квартал и проверить отражение в учете операций сплошным порядком.
Проверяется соблюдения требований ведения бухгалтерского учета
(п. 7 Положения по бухгалтерском учету "Учетная политика
организации" ПБУ 1/ 98, утвержденного Приказом Минфина России
от 09.12.1998 № 60н). Обращается внимание на соблюдение правильности
оформления первичных документов, служащих основанием для отражения
операций в бухгалтерских регистрах, наличие подписей уполномоченных
лиц.
При необходимости право подписи этих лиц подтверждается соответствующими
учредительными документами, доверенностями или приказами.
Данные оборотных ведомостей по счетам, журналов-ордеров, оборотных
балансов, главной книги сверяются с бухгалтерской и налоговой
отчетностью.
Основательно нужно проверить налоговую отчетность по всем уплачиваемым
налогам. Первостепенными налогами в данном случае являются налог
на прибыль и НДС.
В отчетности следует обратить внимание не только на правильность
заполнения форм, но и на отметку о приеме документа, на срок его
сдачи и наличие всех необходимых подписей.
Выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности указываются
в акте приема-передачи дел. Обычно, оформляются бухгалтерские
справки за подписью уходящего главного бухгалтера или временно
исполняющего его обязанности. Внесение исправлений в регистры
бухгалтерского учета может ложиться как на нового главного бухгалтера,
так и на прежнего.
Инвентаризация
Нужно ли проводить инвентаризацию при смене главных бухгалтеров?
Вспомним, что обязательные случаи ее проведения установлены п.
2 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском
учете". Эти же положения содержатся в п. 1.5 приказа Минфина
России от 13 июня 1995 г. N 49 "Об утверждении методических
указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств",
п. 27 Приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н "Об утверждении
Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности
в Российской Федерации" и п. 22 Приказ Минфина РФ от 28 декабря
2001 г. N 119н "Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому
учету материально-производственных запасов".
Проведение инвентаризации обязательно:
• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при
преобразовании государственного или муниципального унитарного
предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене материально ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных
ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• в других случаях, предусмотренных законодательством Российской
Федерации.
Если Вы принимаете дела в преддверии составления годовой отчетности,
и дата обязательной инвентаризации определена в учетной политике
предприятия, а инвентаризация не проводилась, Вы имеете полное
право ставить вопрос о проведении обязательной инвентаризации
имущества и обязательств при приеме дел.
Если на принимаемом в Ваше ведение предприятии главный бухгалтер
является материально-ответственным лицом, а это возможно в соответствии
со ст. 243 ТК РФ и должно быть оговорено в трудовом контракте,
инвентаризация также обязательна.
При совмещении главным бухгалтером должности кассира проводится
инвентаризация кассовой наличности. По результатам проверки составляется
отдельный акт проверки кассы, который подписывают как сдающий,
так и принимающий дела бухгалтерии, а также кассир и представитель
администрации. Этот акт является приложением к акту приема-сдачи
дел.
Если же материальная ответственность не предусмотрена, а времени
на сдачу-приемку дел мало, будет не лишним посмотреть итоги последней
инвентаризации, проведенной на предприятии. В любом случае следует
отметить в акте према-передачи дел
дату и результаты прежней инвентаризации, а также оговорить с
руководителем проведение инвентаризации вначале Вашей работы.
На практике бухгалтеры проводят инвентаризацию финансов (смотрят
остатки по кассе, на расчетных счетах, дебиторскую и кредиторскую
задолженности), другие требуют и инвентаризации основных средств
и материально-производственных запасов. Выявленные при инвентаризации
расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского
учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в порядке, предусмотренном
Положением по ведению бухгалтерского учета.
Акт приема-передачи дел
В итоге приема-передачи дел оформляется приемо-сдаточный акт.
В акте указывается, на какую дату осуществлена передача дел.
Простейшей формой акта приема-сдачи является опись дел, принимаемых
главбухом. Однако, на наш взгляд, этого не достаточно для дальнейшей
работы главного бухгалтера. Но это выгодно и уходящему сотруднику.
Новичок просто на слух воспринимает многие вещи в процессе передачи
дел. И при составлении первого своего баланса окажется в затруднении
при дефиците информации. Поэтому в акте рациональнее указать информацию
об остатках по счетам с расшифровкой. Тогда всю нужную информацию
новичок может почерпнуть из акта и не беспокоить ушедшего сотрудника
или руководителя.
Форму акта каждый знает, можно взять за основу любой. А вот содержательную
часть составить в цейтноте и эмоциях бывает затруднительно. Дадим
примерный перечень вопросов (разделов), которые может содержать
Акт приема-сдачи дел. Он может уточняться, расширяться, сокращаться
в зависимости от конкретных условий и объема деятельности организации.
1. Общая характеристика бухгалтерского учета и организации
работы бухгалтерии
Сведения об организации работы в самой бухгалтерии. Штат, его
укомплектованность, текучесть кадров и ее причины. Распределение
обязанностей между сотрудниками, наличие должностных инструкций.
Квалификация сотрудников и работа по ее повышению.
Применение типовых и унифицированных форм первичной учетной документации
по бухгалтерскому учету и отчетности, специализированных форм
бланков или разработанных и утвержденных организацией самостоятельно.
Обеспеченность бланками форм первичных документов и учетных регистров,
отчетности.
Обеспечение нормативной базой по бухгалтерскому и налоговому учету
и отчетности (книгами, программами). Наличие ведомственных инструктивных
положений и инструкций.
Обеспеченность персональными компьютерами, оргтехникой.
Общая характеристика бухгалтерского учета. Система и форма (мемориально-ордерная,
журнально-ордерная, компьютерная). Состояние регистров синтетического
и аналитического учета, расхождения данных в них.
2. Состояние учета денежных средств.
Касса. Наличие кассира и действующего договора на полную материальную
ответственность с ним. Условия хранения и учета наличных средств
и денежных документов (марки почтовые, государственной пошлины,
вексельные, оплаченные авиабилеты и др.). Состояние записей в
кассовой книге, остаток наличных денег и денежных документов в
кассе, их соответствие бухгалтерским записям фиксируется отдельным
актом ревизии, который прилагается к акту приема-передачи дел.
Перечень всех счетов денежных средств организации с указанием
их номеров и отделений банков. Остатки средств по каждому счету
согласно выпискам банка, сверенным с данными учета. Наличие уведомлений
налоговых органов об открытых счетах.
Наличие чековых книжек, номера неиспользованных чеков.
3. Состояние учета расчетных операций
Наличие выписок из счетов в банке, договоров и других документов
расчетного характера.
Инвентаризации расчетов с контрагентами, наличие актов сверки
взаимных расчетов, на какую дату урегулированы расхождения. Ведение
претензионной работы. Реальность дебиторской и кредиторской задолженности.
Наличие просроченной и безнадежной дебиторской задолженности,
с указанием виновных в этом лиц.
Наличие актов сверки расчетов с налоговыми органами, а также задолженности
перед бюджетом по налогам и сборам.
Банковские кредиты, состояние задолженности по срокам погашения.
4. Состояние учета амортизируемого имущества (основных
средств и нематериальных активов)
Дата последней инвентаризация имущества, ее полнота и качество,
отражение в учете. Инвентаризационные описи, в каком виде и у
кого они хранятся. Наличие актов ввода в эксплуатацию объектов
основных средств, их выбытия и списания. Инвентарные карточки
на основные средства. Ответственные хранители ценностей, имеется
ли приказ об их назначении.
5. Состояние материального учета
Наличие актов (сличительных ведомостей, снятия натуральных остатков)
выверки бухгалтерских записей с записями материально ответственных
лиц, дата последней выверки. Дата последней инвентаризации материальные
ценности, ее результаты. Отражение в учете актов ревизий и обследований,
материалов о недостачах, хищениях, переданных и не переданных
в органы расследования. Состояние аналитического учета материалов,
наличие приходных и расходных документов по движению материальных
ценностей.
6. Состояние расчетов с работниками
Сведения о штатном расписании, наличии трудовых контрактов. Задолженности
по выплате заработной платы. Состояние персонифицированного учета,
наличие налоговых карточек по НДФЛ и ЕСН.
7. Отчетность
Соблюдение требования составления месячного бухгалтерского баланса,
установленных сроков представления бухгалтерской отчетности, налоговых
деклараций и отчетов, достоверности этой отчетности. Решения учредителей
об утверждении отчетности, выплате дивидендов. Наличие налоговых
регистров.
8. Хранение документов
Обеспеченность надлежащего хранения и учета бланков строгой отчетности
и архива бухгалтерских документов. Наличие описей дел, подшиты
и пронумерованы ли документы. Правильность оформления изъятие
или уничтожения документов по причине истечения предельного срока
хранения.
Справка о наличии и сохранности печатей, штампов и т.д.
9. Перечень бухгалтерских и первичных документов по описи
Перечень передаваемых смет, титульных списков, штатных расписаний,
договоров, соглашений, обязательств, папок первичных документов
и регистров и др.
Отмечается отсутствие первичных регистров бухгалтерского учета
или документов.
10. Остатки по проверенным счетам.
Подтверждаются остатки по проверенным счетам и их расшифровка.
Желательно подтвердить остатки по счетам денежных расчетов (касса,
банк, расчеты с поставщиками и покупателями, сотрудниками), а
также счетам учета иного имущества.
11. Подписи
Главных бухгалтеров, сдающего и принимающего дела, членов комиссии
или представителя администрации.
В случае несогласия сдающего с какими-либо положениями акта, уходящий
бухгалтер вправе сделать при подписании акта соответствующие мотивированные
оговорки.
Приемо-сдаточный акт составляется в двух экземплярах, из которых:
первый представляется на утверждение руководителю учреждения,
второй остается у передающего дела. Если дела передает филиал
или представительство организации, акт составляется в трех экземплярах,
один из которых представляется в головную организацию.
О смене главного бухгалтера нужно уведомить налоговые органы.
Обычно они требуют сдать форму № Р14001, приказ о назначении,
данные его паспорта (ксерокопию).
В зависимости от стиля работы новой компании уведомляются постоянные
партнеры и подразделения.
Фомичева Л. П., налоговый консультант,
тел. (095) 728-82-40
E-mail: fomicheval@mail.ru
Опубликовано в "Консультант" 01/2003
Передача дел новому главному бухгалтеру
Процедура передачи дел:
Издание приказа о приеме на работу нового главного бухгалтера
Подготовка комплекта бухгалтерских документов
Проверка состояния бухгалтерского учета и отчетности
Инвентаризация
Составление акта приема-передачи дел
Издание приказа о приеме на работу нового главного бухгалтера
На момент передачи дел уходящим главным бухгалтером кандидатура
нового главного бухгалтера может быть не определена. В этом случае
принимает дела временно исполняющий обязанности главного бухгалтера.
Приказ (распоряжение) руководителя о назначении главного бухгалтера
организации должен содержать следующие данные:
-фамилию, имя и отчество лица, принимающего обязанности главного
бухгалтера;
-сведения о характере исполнения обязанности - временный или постоянный;
-период, в течение которого организуется прием-передача дел;
-персональный состав комиссии по приему-передаче дел;
-необходимость привлечения третьих лиц (представителей аудиторской
компании, вышестоящей организации и др.).
К приказу также может прилагаться регламент (график) работы комиссии.
Кроме того, в приказе целесообразно указывать изменения, вносимые
в другие приказы в части персонального состава различных комиссий,
куда включается главный бухгалтер, - постоянно действующая комиссия
по списанию основных средств, товарно-материальных ценностей и
т.д.
В связи с тем, что подпись главного бухгалтера обязательна на
всех расчетных документах, предъявляемых в банк, одним из важных
шагов в период приема-передачи дел является установление порядка
смены банковских карточек.
ПРИ ПЛАНОВОЙ ПЕРЕДАЧЕ ДЕЛ удобнее заменить банковскую карточку
после утверждения акта приема-передачи дел.
ПРИ ВНЕЗАПНОЙ ПЕРЕДАЧЕ ДЕЛ банковскую карточку возможно оформить
сначала на временно исполняющего обязанности, поскольку новый
бухгалтер может вообще отказаться принимать дела без предварительного
восстановления бухгалтерского учета.
Подготовка комплекта бухгалтерских документов
На определенную и согласованную с уходящим главным бухгалтером
дату передачи дел все учетные процессы за истекший период должны
быть завершены. Учетный процесс считается завершенным, если:
-выполнены все бухгалтерские записи за истекший период;
-укомплектованы в дела созданные бухгалтерской службой и другими
подразделениями первичные документы, служащие основанием для каждой
выполненный записи;
-сформирован оборотный баланс (или иной аналогичный регистр);
формы бухгалтерской и налоговой отчетности.
Службой главного бухгалтера также подготавливаются к проверке
книги и журналы регистрации выдачи определенных документов и совершения
кассовых операций:
-журнал (книга) регистрации доверенностей;
-журнал (книга) регистрации ценных бумаг – векселей, путевок,
билетов и т.д.;
-кассовая книга;
-регистры по учету работы с контрольно-кассовыми машинами: журнал
регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков
контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста;
-журналы учета счетов-фактур, книга покупок и книга продаж;
-книга регистрации банковских чековых книжек;
-книга учета ценных бумаг и пр.
Бухгалтерские документы должны быть подшиты в дела согласно номенклатуре
дел, разработанной на предприятии. Номенклатура дел представляет
собой список заголовков (наименований) дел и журналов (книг) регистрации,
заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.
Согласно ст. 17 Федерального закон от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском
учете» (в ред. от 23.07.1998) ОРГАНИЗАЦИИ ОБЯЗАНЫ хранить первичные
учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую
отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с
правилами организации государственного архивного дела, но не менее
пяти лет.
Напомним, что сроки хранения документации приведены в Перечне
типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов,
министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий
с указанием сроков хранения, утвержденном Главным архивным управлением
при Совмине ССР 15.08.1988 (в ред. от 27.06.1996).
Проверка состояния бухгалтерского учета и отчетности
Проверка правильности ведения бухгалтерского учета и оформления
бухгалтерских документов в процессе передачи дел может проводиться
как с привлечением аудиторской фирмы, которая дает профессиональную
оценку состояния дел, так и собственными силами предприятия.
Проверка бухгалтерских записей предполагает контроль соблюдения
всех требований ведения бухгалтерского учета (п. 7 Положения по
бухгалтерском учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/ 98,
утвержденного Приказом Минфина России от 09.12.1998 № 60н):
-полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной
деятельности (требование полноты);
-своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском
учете и бухгалтерской отчетности (требование своевременности);
-большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов
и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания
скрытых резервов (требование осмотрительности);
-отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности,
исходя не столько из их правовой формы, сколько из экономического
содержания фактов и условий хозяйствования (требование приоритета
содержания перед формой);
-тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по
счетам синтетического учета на последний календарный день каждого
месяца (требование непротиворечивости);
-рациональное ведение бухгалтерского учета, исходя из условий
хозяйственной деятельности и величины организации (требование
рациональности). В процессе проверки бухгалтерских записей определяется:
-отражение в бухгалтерском учете всех хозяйственных операций,
имевших место в начале года;
-соответствие даты совершения хозяйственной операции и даты бухгалтерской
записи;
-соответствие данных накопительных ведомостей по счетам, журналов-ордеров,
оборотных балансов, главной книги, бухгалтерской и налоговой отчетности;
-рациональность и правомерность принимаемых методов ведения бухгалтерского
учета.
Выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности указываются
в акте приема-передачи дел. Внесение исправлений в регистры бухгалтерского
учета сопровождается оформлением бухгалтерской справки за подписью
уходящего главного бухгалтера или временно исполняющего его обязанности.
Если выяснилось, что некоторые из необходимых журналов (книг)
отсутствуют, об этом делается соответствующая запись в акте приема-передачи,
а журнал (книга) заводится со дня приемки дел.
Процедура оценки состояния бухгалтерского учета включает проверку
наличия и правильности оформления первичных документов, служащих
основанием для отражения операций в бухгалтерских регистрах.
Первичные документы, подлежащие регистрации в журналах и книгах
учета, а также документы, служащие основанием для приемки и выдачи
денежных средств и товарно-материальных ценностей, кредитные и
расчетные обязательства должны содержать подписи руководителя,
главного бухгалтера организации торговли и общественного питания,
либо уполномоченных ими на то лиц. Право подписи этих уполномоченных
лиц должно быть оформлено соответствующими приказами.
При передаче дел главного бухгалтера организации торговли или
общественного питания особое внимание уделяется оформлению операций
по движению товарно-материальных ценностей.
Формы используемых документов должны содержаться в Альбомах унифицированных
форм первичной учетной документации. В случае необходимости формы
документов могут разрабатываться самостоятельно с учетом требований
Федерального закона «О бухгалтерском учете». Они оформляются в
виде приложения к учетной политике и утверждаются руководителем
организации торговли или общественного питания.
Проверяются правильность и соблюдение сроков составления товарных
отчетов. Срок представления материально-ответственными лицами
отчетов о движении товаров и тары устанавливается руководителем
и главным бухгалтером в зависимости от условий работы организации
торговли и общественного питания.
После увольнения главного бухгалтера и приема на работу нового
необходимо уведомить об этом сотрудников своих подразделений,
основных партнеров, налоговые органы.
Инвентаризация
Одним из случаев обязательного проведения инвентаризации, установленных
Федеральным законом «О бухгалтерском учете», является смена материально
ответственных лиц. При совмещении главным бухгалтером должности
кассира проводится инвентаризация кассовой наличности.
Порядок заключения договоров о полной материальной ответственности,
взаимных правах и обязанностях работодателя и кассира определен
Типовым договором о полной индивидуальной материальной ответственности,
утвержденным Постановлением ГосКомТруда ССР и Секретариата ВЦСПС
от 28.12.1977 № 447/24 «Об утверждении перечня должностей и работ,
замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием,
учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры
о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности
ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска),
перевозки или применения в процессе производства, а также типового
договора о полной индивидуальной материальной ответственности».
Результаты инвентаризации денежной наличности оформляются актом,
который подписывается членами инвентаризационной комиссии.
ЕСЛИ ДАТЫ ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ И СОСТАВЛЕНИЯ ГОДОВОЙ ОТЧЕТНОСТИ СОВПАДАЮТ,
проведение инвентаризации прочего имущества и обязательств также
является обязательным. Выявленные при инвентаризации расхождения
между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского
учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в порядке, предусмотренном
Положением по ведению бухгалтерского учета.
Инвентаризация отдельных видов имущества или обязательств может
проводиться в добровольном порядке по соглашению между уходящим
главным бухгалтером, новым главным бухгалтером и руководителем
организации.
Составление акта приема-передачи дел
После завершения рассмотренных этапов процедуры передачи дел составляется
Акт приема-передачи дел, в котором указываются все существенные
моменты, характеризующие состояние дел главного бухгалтера на
установленную дату передачи.
Акт подписывается передающим и принимающим дела главными бухгалтерами
либо лицами, временно исполняющими их обязанности, а также членами
комиссии
Ваш-бухгалтер.spb.ru
{